En Gael Cloud puedes generar Órdenes de Compra Automáticas cuando recibes un Documento Tributario Electrónico (DTE) de un proveedor. Si es un servicio o compra muy recurrente, como la cuenta de electricidad o compra de insumos mensuales, entonces puedes automatizar este proceso para agilizar tu trabajo.
A este proceso le llamamos Compras Automáticas y no tiene porque gatillarse para todos los DTE recibidos, sino que de acuerdo a parámetros que ingreses al configurar la automatización podrá en unos casos crear una Compra Automática y en otros casos sólo avisar que llegó el DTE.
INSTRUCCIONES:
1.- Ingresa al módulo de Automatización
2.- Selecciona Auto Compras en el menú de la izquierda
Verás en la grilla todas las compras automáticas, donde podrás editar las existentes o desactivarlas.
3.- Crea una nueva compra automática
Para crear una nueva presiona en el botón "Nuevo +" y selecciona la opción "Compra Automática".
4.- Configura la compra automática
Al abrirse la ficha para parametrizar la Compra Automática, deberás completar los datos básicos, como: Unidad de Control y Proveedor. Luego es muy importante que completes lo siguiente:
El Status de la Orden de Compra: selecciona el estado en el que se debe generar esta transacción (sin emitir, por visto bueno o por autorizar).
Tope Autorizado: inidca el valor máximo del DTE para que se gatille la creación automática de la orden de compra.
5.- Vincula a los usuarios autorizadores por defecto de la transacción
Haz clic en el botón "Autorizadores" podrás asignar a los usuarios responsables de dar el Visto Bueno (opcional) o autorizar (obligatorio), quienes quedarán vinculados por defecto al crearse automáticamente esta transacción.
Al hacer clic en cada campo, se desplegará una lista de usuarios de la que debes elegir al que corresponda para cada acción.
6.- Nombra la compra automatizada
En el campo ubicado en la parte superior de la ficha, escribe el nombre de esta transacción.
7.- Valida
Finalmente, presiona el botón "Validar" para verificar que todos los datos estén correctos y que sea una transacción posible automatizar.
8.- Activa la transacción
Hecho todo eso, deberás activar esta automatización al marcar la opción "Activa".
En la grilla de Automatizaciones verás las transacciones activos e inactivas.
Ejemplo con inactivos:
Ejemplo con activas:
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