Si necesitas encontrar una transacción específica en las grillas de alguno de los módulos de Gael Cloud, tienes al menos 5 alternativas, las que pueden aplicarse al mismo tiempo para refinar más tu búsqueda.
IMPORTANTE: al empezar a usar Gael Cloud, por defecto los módulos mostrarán en la grilla todas las transacciones. Si aplicas un filtro en un módulo y sales de éste o cierras sesión, cuando regreses al módulo seguirá con los filtro aplicados.
1.- Filtro del ciclo de vida o estados
En cada módulo verás un ciclo de vida compuesto por estados. Al hacer clic en alguno de estos, permite que la grilla muestre sólo las transacciones que estén en el estado seleccionado.
Para ver todas las transacciones sin filtrar por estado, sólo debes hacer clic en la opción Todos los Estados.
Algunos estados pueden estar deshabilitados para tu organización porque en la configuración inicial se estableció que no era necesario tenerlos, como por ejemplo VoBo o Visto Bueno, tal como se muestra en la imagen.
Para los estados Autorizado, Con Documento y Cerrado hay un estado que los agrupa llamado Ver Autorizado, Con Documento y Cerrado.
IMPORTANTE: de acuerdo a las características y funcionalidades de cada módulo, es posible que los estados difieran de un ciclo de vida a otro.
2.- Filtro de propiedad
Este filtro permite que la grilla muestre las transacciones de acuerdo a si fue creada por todos los usuarios de Gael Cloud, haciendo clic en la opción Ver Todas, o las transacciones creadas por ti como usuario, haciendo clic en la opción Ver Solo Propias.
3.- Filtro de grilla
Este filtro permite la visualización de transacciones en la grilla eligiendo una o dos condiciones o campos de información con su respectiva opción.
Las condiciones o campos para filtrar dependen del tipo de módulo, y a su vez las opciones para cada condición o campo pueden depender del tipo de módulo y en otros casos de la parametrización de tu empresa.
En este sentido, se puede determinar que este filtro se configura según las opciones disponibles para cada condición o campo, tal como se presenta a continuación:
Por campos de información estándar
Por ejemplo, en el filtro de grilla del módulo Compra / Egreso puedes seleccionar el campo "Operación" y luego elegir entre los tipos de operación disponibles para este módulo. En este mismo módulo también aplica esta lógica para los campos: Transacción, Período y Año.
Por campos de información parametrizados por tu empresa
Seguimos con el ejemplo del filtro de grilla del módulo Compra / Egreso, donde puedes seleccionar el campo "Unidad de Control" y luego elegir entre una de las UC registrada por tu empresa en Gael Cloud. EEn este mismo módulo también aplica esta lógica para los campos: Propietario, Tercero, RUT, Unidad o Línea de Negocio, Categorías / Cuentas y Empresa.
Para enriquecer este filtrado, puedes:Usar el desplegable con las opciones:
"Y": para que muestre en la grilla las transacciones que cumplan con ambos criterios configurados en este filtro.
"O": para que muestre en la grilla transacciones que cumplan con uno o el otro criterio configurado en este filtro.
En el caso de elegir el filtrado por Periodo, se despliegan más opciones para refinar tu búsqueda:
4.- Buscador
Con este filtro logras que la grilla muestre un listado más refinado de transacciones. Sólo debes:
Escoger en el menú desplegable uno de los criterios.
Escribir en el campo la información exacta que debe contener la transacción que deseas conseguir en el módulo.
Hacer clic en el ícono de lupa o presionar la tecla "Enter" para que en la grilla se vaya destacando en azul una a una las transacciones que cumplan con los criterios de búsqueda que configuraste en este filtro. Si sólo hay una transacción que cumpla el criterio de búsqueda, entonces sólo se destacará esa transacción.
Por ejemplo, si necesitas ver en un módulo las transacciones que corresponden a un tercero en particular, debes seleccionar en el menú desplegable la opción "Tercero" y luego escribir el nombre exacto con el cual fue registrado el tercero en Gael Cloud o ingresar una palabra de su nombre y presionar tecla Enter o clic en ícono de lupa para conseguir lo que requieres.
Si después de usar el filtro de grilla necesitar la vista con todas las transacciones, sin filtrar, solo debes hacer clic en el botón Desactivar.
5.- Agrupar
Con esta opción puedes agrupar en la grillas las transacciones de acuerdo a un criterio de los presente en las columnas. Para activar esta agrupación en la grilla debes:
a. Hacer clic en el ícono para que se active el espacio gris.
b. Arrastrar hacia el campo en blanco del espacio gris, el encabezado de la columna por la que deseas que se agrupen las transacciones en esa grilla.
A continuación puedes observar cómo se agrupan las transaccionas en la grilla del módulo Compras / Ventas seleccionando como criterio la columna Unidad de Control:
Otros filtros
Existen otros filtros o buscadores diseñados especialmente para hacer que la experiencia de usuario en algunos módulos sea más productiva. A continuación te mostraremos algunos:
"Filtro de Transacción" en el módulo Compras / Egresos
Filtro según "Tipos de Documentos" en el módulo Documentos
Filtro según "Tipo de Objeto" en los módulos Tesorería y Presupuestos
Filtro según "Almacén", según la naturaleza de la transacción y por estados en el módulo Gestión de Existencias
Nuestro producto evoluciona aceleradamente, por eso, si detectas que alguna imagen o texto no coinciden con lo que estás ahora observando en tu Gael, es porque estamos trabajando en actualizarlo. Gracias por tu comprensión y paciencia.
Si requieres más ayuda, escríbenos a [email protected]
Si aún no eres usuario de Gael Cloud y quieres una demo para tu empresa, escríbenos a [email protected]