Para poder gestionar en Gael Cloud, primero debes crear al menos una Unidad de Control Productiva (UCP), ya que ésta funciona como un registro o repositorio de todas sus transacciones. Crear una Unidad de Control (UC) es un proceso muy sencillo, necesario y dependiendo de la naturaleza del negocio, podría ser frecuente.
INSTRUCCIONES:
1.-Entra al módulo U.C Productivas y dale al botón "Nuevo".
¡Atención! Te aparecerá una pop-up; solo selecciona "Sí". Ahí elige la Unidad de Negocio a la que quieres conectar tu nueva Unidad de Control. Aquí es crucial no equivocarse, ¡no hay marcha atrás!
Ahora, te aparecerá una ventana para ponerle un nombre único a tu Unidad de Control. Escoge algo descriptivo. Cuando lo tengas, dale al botón "Aceptar".
2.-Completa los datos de la Unidad de Control
Después de haber seguido los pasos anteriores, ahora nos adentraremos en la ficha de configuración de la Unidad de Control. Aquí encontrarás algunos campos clave que le darán personalidad a tu UC. ¡Veamos qué hay que hacer!
Descripción (opcional): Aquí puedes agregar una una breve descripción de la Unidad de Control. Esta descripción aparecerá en el pie de las cotizaciones relacionadas con esta UC. Piensa en ello como una etiqueta que hace única a tu UC.
Tipo (opcional): ¿Es tu UC un proyecto, un contrato, un cliente o una UC interna? Especifica el tipo al cual corresponde. Esta clasificación te ayudará a organizar y entender mejor tus transacciones. ¡Hagamos que tu UC se destaque!
Período (opcional): El tiempo es esencial. Selecciona el período tributario en el que tu UC entrará en acción. Por ejemplo, marzo de 2019. Esta elección agrupará todas las transacciones de la UC en ese intervalo, simplificando tu visión general.
Tipo de Cliente (obligatorio)* Este campo es crucial. Aquí definimos si tu UC está destinada a un único cliente, a varios clientes o si es interna (para ventas con boletas). Esta elección impactará directamente en tus transacciones. ¿Exclusiva, compartida o interna? Define y simplifica tus procesos.
Tipo de Venta y Moneda: Este apartado te permite detallar si la venta está sujeta a IVA o no. Además, decide si la UC operará con moneda extranjera. ¿Por qué es emocionante? Porque te da la flexibilidad de trabajar con diferentes monedas o Unidades de Fomento (UF) en tus presupuestos. ¡Adáptate a cualquier escenario con facilidad!
3.- Configura los permisos para la Unidad de Control
Ahora debes hacer clic en la pestaña Permisos para determinar las herramientas y transacciones permitidas para la UC. También deberás definir a los usuarios que cumplirán los Roles de Project Manager, Supervisor, Ejecutivo y Vendedor, en caso de aplicar.
IMPORTANTE: Por defecto, todas las opciones están seleccionadas. Si hay alguna transacción que no quieres permitir, solo debes desactivarla.
4.- Funcionamiento de la Unidad de Control bajo los estados de En Evaluación y Activo
Cuando hayas finalizado la configuración de la Unidad de Control, se guardará automáticamente en modo de Evaluación. En este momento, solo podrás crear presupuestos y cotizaciones. Si eres uno de los responsables de activar las UC y estás seguro de que todo está listo para ejecutarse, solo tienes que hacer clic en el botón "Activar". ¡Así de fácil y rápido! Recuerda que esta etapa te permite revisar y ajustar antes de poner en marcha el proceso.
RECUERDA: si la opción Activar se muestra como no elegible, es porque no cuentas con los permisos para activar una Unidad de Control.
¡Listo para darle energía a tus proyectos! Ahora que has completado la configuración de la Unidad de Control, tu camino hacia la eficiencia está a punto de despegar. Recuerda que este proceso te brinda la oportunidad de crear presupuestos y cotizaciones con total facilidad.
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