Para poder gestionar en Gael Cloud, primero debes crear al menos una Unidad de Control Productiva (UCP), ya que ésta funciona como un registro o repositorio de todas sus transacciones. Crear una Unidad de Control (UC) es un proceso muy sencillo, necesario y dependiendo de la naturaleza del negocio, podría ser frecuente.
INSTRUCCIONES:
1.- Ingresa al módulo Unidad de Control
2.- Haz clic en el botón Nuevo +
3.- Haz clic en la opción “Sí” en la ventana de Atención
4.- Configura tu Unidad de Control
Se abrirá una nueva ventana donde deberás elegir la Unidad de Negocio a la que deseas vincular la Unidad de Control que estás creando. Aquí debes tener cuidado, ya que si te equivocas asignando esa UC a una Unidad de Negocio equivocada, no será posible deshacer estos cambios.
Una vez que elijas la Unidad de Negocio, para continuar la configuación debes hacer clic en la flecha verde.
5.- Dale nombre a la Unidad de Control
Se abrirá la siguiente ventana para dar un nombre único a la Unidad de Control que estás creando. Cuando ya hayas registrado el nombre la Unidad de Control haz clic en el botón Aceptar.
6.-Completa los datos de la Unidad de Control
Una vez completado el paso anterior, se abrirá la ficha para configurar la Unidad de Control. Aquí debes completar los siguientes datos:
Descripción (opcional): aquí puedes escribir una breve descripción de la Unidad de Control. Es muy importante saber que esta descripción aparecerá en el pie de las cotizaciones que se hagan para esa UC.
Tipo (opcional): en este campo se especifica si la Unidad de Control se trata de un proyecto, un contrato, un cliente o es una Unidad de Control interna.
Período (opcional): se refiere al período tributario en el cual se ejecutará la UC. Ejemplo: marzo 2019. Al seleccionar un período, todas las entradas y salidas que se generen en la UC serán agrupadas en dicho período.
Tipo de Cliente (obligatorio*): en este campo quedará especificado si se trata de una UC dirigida a un cliente único, si es una UC para múltiples clientes o si es interna (para los casos de venta con boletas). El efecto de la opción que selecciones se verá reflejado al momento de hacer transacciones. Si eliges un Cliente único, la transacción se generará sólo con ese cliente por defecto, sin posibilidad de cambiarlo. Si eliges Clientes múltiples, tendrás que seleccionar al cliente manualmente. Si eliges la opción Interno, no podrás generar cotizaciones para esta UC.
Tipo de Venta y Moneda: en este apartado puedes especificar si es una venta que está sujeta a IVA (afecta) o si es una venta que no se encuentra sujeta a IVA (exenta). Esto es descriptivo y no generará ningún efecto en la UC. También debes detallar si esta UC estará habilitada para operar con moneda extranjera (cualquier moneda distinta al pesos chilenos – CLP). Esta opción hará posible que los presupuestos puedan trabajarse en otras monedas o en Unidades de Fomento (UF).
7.- Configura los permisos para la Unidad de Control
Ahora debes hacer clic en la pestaña Permisos para determinar las herramientas y transacciones permitidas para la UC. También deberás definir a los usuarios que cumplirán los Roles de Project Manager, Supervisor, Ejecutivo y Vendedor, en caso de aplicar.
IMPORTANTE: por defecto, todas las opciones están seleccionadas. Si hay alguna transacción que no quieres permitir, solo debes desactivarla.
8.- Funcionamiento de la Unidad de Control bajo los estados de En Evaluación y Activo
Una vez que termines de configurar la Unidad de Control, ésta quedará automáticamente guardada en estado de En Evaluación. En este estado sólo será posible crear presupuestos y cotizaciones. En caso de que seas uno de los encargados de activar las UC y tengas toda seguridad de que éste se ejecutará, puedes activarlo haciendo clic en el botón Activar.
RECUERDA: si la opción Activar se muestra como no elegible, es porque no cuentas con los permisos para activar una Unidad de Control.
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