Glosario Gaeliano

Conoce todos los términos de uso frecuente en nuestras conversaciones en torno a Gael Cloud.

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Escrito por Yanniela Angel
Actualizado hace más de una semana

ÍNDICE:

A - B - C - D - E - F - G - H - I - J - K - L - M - N - Ñ - O - P - Q - R - S - T - U - V - W - X - Y - Z

Ciclo de vida

Volver un estado atrás (Revertir un estado)


A

Archivar

Acción de pasar manualmente al estado "Archivado" transacciones después de que se terminen sus procesos. Ideal cuando sólo se quieren tener como referencia o para futuras revisiones, pero ya no se hará nada con éstas.

Área

El término "área" hace referencia a una categoría maestra de tu negocio. Ésta es la manera de clasificar tus procesos productivos, lo que permite tener información consolidada de cada uno de ellos. También puedes clasificar por Unidades de Negocio, pero las áreas tienen mayor jerarquía. Ejemplo: la empresa puede tener un área de eventos, que a su vez estará subdividida por Unidades de Negocio como: eventos corporativos, lanzamientos, shows, etc. Leer más

B

Boletas de Honorarios

Es un documento emitido por un contribuyente con inicio de actividades de segunda categoría en el Servicio de Impuestos Internos (SII), que incluye a profesionales, sociedades de profesionales y personas que se dediquen a ocupaciones lucrativas. Estos contribuyentes están obligados a proporcionar boletas de honorarios por los servicios generados o prestados en el ejercicio de su actividad.

C

Cargo Interno

Es un transacción que permite traspasar gastos entre unidades de control.

Centro de Costos

Son divisiones que genera de forma agrupada los costos de la empresa. Los centros de costos generalmente se dividen en: administrativos, de servicio, productivos y de ventas.

Ciclo de vida

Es una herramienta dentro de algunos módulos, compuesta por los estados que componen el ciclo de vida de una transacción o proceso, es decir cada estado por el que deben pasar desde su creación hasta completarse. De acuerdo al módulo donde se crea, la transacción o proceso tendrá su flujo de estados específicos. Esta herramienta permite filtrar de acuerdo al estado que selecciones en el ciclo de vida, lo que agiliza la intervenciones que a cada usuario le corresponda de acuerdo a su responsabilidad en el flujo de trabajo de las gestiones. Para más información, puedes visitar las colecciones de artículos de ayuda de cada módulo, específicamente al artículo que explica sus estados.

Control de Gestión

Es un módulo en Gael Cloud donde se pueden revisar resultados de la gestión empresarial filtrando a nivel de: empresa, áreas, líneas de negocio o de administración, unidades de control, categorías y terceros, pero también por periodos yotras variables más específicas. Esto es posible gracias al resumen dinámico que se puede adaptar a la necesidad de cada empresa o usuario que tenga acceso a este módulo.

La información que proporciona este módulo facilita la revisión de márgenes, especialmente en relación con los costos financieros, también proyectar márgenes basados en cotizaciones aprobadas y analizar variaciones entre lo real y lo proyectado, conocer el resultado del IVA crédito, el consolidado de pagos y el balance de cajas.

Cotización

Una cotización en Gael Cloud es una herramienta cuya funcionalidad permite establecer los costos por un servicio o productos. El precio final determina la cantidad que deberá pagar tu cliente.

D

Documento Tributario Electrónico (DTE)

Son esos documentos, cuyo formato ha sido establecido por el Servicio de Impuestos Internos (SII), que respaldan operaciones entre contribuyentes. Los DTE pueden ser del tipo: factura electrónica, factura exenta electrónica, liquidación de factura electrónica, guía de despacho electrónica, nota de débito electrónica, nota de crédito electrónica, factura de exportación, nota de debito de exportación y nota de crédito de exportación.

E

Estado

Etapa del ciclo de vida por la que toda transacción debe pasar desde su creación hasta su cierre. De acuerdo al módulo donde se crea, la transacción tendrá su flujo de estados específicos.

F

Fondo por Rendir

Es un monto determinado de dinero que se asigna a un trabajador o colaborador de la empresa para que efectúe gastos en nombre de ésta y que estén asociados a la ejecución de proyectos o al cumplimiento de gestiones operativas o administrativas. Este dinero puede anticiparse o no, lo importante es que se debe contar con documentos que justifiquen esos gastos para su posterior rendición en Gael Cloud.

G

Grilla

Gael Cloud está diseñado para visualizar los datos en una grilla, que es dinámica y, dependiendo del módulo donde aparezca, puede tener variadas funciones, de las que destacan las que son para poder ordenar y visualizar de mejor manera la información de tus empresas.

Cuando se aprenden a utilizar las grillas de Gael Cloud se convierte en una tremenda herramienta para la fluidez de tus tareas diarias. Para entender de mejor manera qué es la grilla, te invitamos a recordar las tabla dinámica de Excel, ya que tienen bastantes similitudes.

Grupo Contable

Los grupos contables son divisiones y subdivisiones que sirven para clasificar los tipos de operaciones contables de una empresa o de una unidad o línea de negocio.

H

Holding

Un holding es una forma de organización o agrupación de empresas en la que se tiene participación o la propiedad de todas o la mayoría de las acciones de otras empresas. En Gael Cloud el concepto de holding es un ámbito de agrupación de hasta 6 empresas que pueden ser gestionadas bajo un mismo contrato de servicio de nuestro producto.

I

Ícono de Estado

Es la representación gráfica visible en la columna “Status” de las grillas, lo que permite visualizar en qué estado o fase está cada transacción.

Ícono de Grilla

Son otro tipo de representación gráfica que aparecerán en diferentes celdas o columnas de las grillas de los módulo. De acuerdo al módulo, estos íconos podrían estar o no.

Ícono de Transacción

Es la representación gráfica visible en la columna “Transacción” de las grillas, lo que permite visualizar y diferenciar entre los diferentes tipos de transacciones que pueda tener cada módulo.

L

Liquidación de Venta

Es una transacción se utiliza especialmente para recibir liquidaciones de boletas.

M

Módulo

Los módulos son espacios de trabajo dentro de Gael Cloud, que agrupan diferentes transacciones, flujos de trabajo, herramientas y comparten datos con otros módulos. Actualmente existen 14 módulos, a los que puedes ingresar dependiendo del plan de tu empresa o tus accesos como usuario.

Módulo Compras y Egresos

Este módulo se encarga de administrar todas las salidas de dinero que pueda tener tu negocio. Por ejemplo: Órdenes de compra u órdenes de egreso. Este módulo te permitirá organizar tus egresos por propietario, proveedor u alguna categoría que tú definas.

Módulo Cotizaciones

Podrás generar cotizaciones para enviar a tus clientes. Recuerda partir de un presupuesto sin aprobar.

Módulo Documentos y Facturación

En este módulo se gestionan todos los compromisos documentarios asociados a las transacciones de tu empresa, ya sean de ésta hacia terceros o de terceros hacia tu empresa. Si además trabajas con nuestro sistema de facturación electrónica, tendrás acceso a funcionalidades asociadas a la emisión y recepción de DTE.

Módulo Fondos por Rendir

Este módulo se encarga de administrar todas las rendiciones de fondos de tu negocio. Acá podrás abordar todo el proceso, desde solicitar el anticipo, rendir el fondo y generar la devolución.

Módulo Presupuestos

En este módulo podrás crear y administrar presupuestos, además podrás generar rápidamente cotizaciones en base a tu Presupuesto de Costos. Una vez que tengas listo tu presupuesto, puedes generar directamente las transacciones de manera automática desde él.

Módulo Tesorería

En este módulo podrás gestionar los cobros y pagos de todas las transacciones de Gael Cloud. Además, podrás registrar los traspasos entre tus cuentas, revisar tus saldos y realizar conciliaciones bancarias.

Módulo Unidad de Control

En este módulo se crean los proyectos de la empresa. Una unidad de control cumple con la lógica de un proyecto y es como una “carpeta”. A cada Unidad de Control se irán vinculando presupuestos, cotizaciones, órdenes de compra, fondos por rendir y otras transacciones relacionadas. Las unidades de control tienen un ciclo de vida compuesto de los estados: "En evaluación", "Activos", "Bloqueados" y "Finalizados".

Módulo Ventas e Ingresos

Este módulo se encarga de administrar todos los ingresos de dinero que pueda tener tu negocio. Por ejemplo: Notas de ingreso o notas de venta. Este módulo te permitirá organizar tus ingresos por propietario, proveedor u alguna categoría que tú definas.

N

Nota de Crédito

Una nota de crédito es un documento legal tributario que se utiliza en transacciones de compra venta donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total o un cobro de un gasto extra incurrido.

Nota de Ingreso o Ingreso

En Gael Cloud nos referimos con nota de ingreso a la transacción que implica el ingreso de dinero sin que necesariamente esté asociado a un documento tributario.

Nota de Venta o Venta

Es un documento comercial que sirve de comprobante de una compra venta para obligar a ambas partes, tanto el cliente como el vendedor, a realizar la operación de venta en los términos establecidos. No es un documento tributario, mas bien es informativa.

O

Observar

Acción de pasar al estado "Observado" transacciones que necesitan algún tipo de corrección o ajuste. Para poder observar, la transacción dedió ser autorizada, no se ha recibido documentos y no se ha hecho ningún pago.

Onboarding

Es la plataforma diseñada por Gael Cloud para que en la etapa de implementación puedas ingresar los datos de tu organización, lo que permitirá hacer la configuración necesaria para que los usuarios puedan hacer sus gestiones diarias.

Orden de Compra o Compra

Es la forma en la que puedes solicitar la compra de un bien o servicio que genera un documento tributario. De esta manera, la petición se realiza de manera clara y ordenada, además de imputar el gasto directamente al proyecto o grupo de gasto que lo está adquiriendo.

Las órdenes de compra al igual que todas las transacciones en Gael Cloud, tienen un ciclo de vida que pasa por los estados: borrador, aprobación, recepción de documentos, pagos y cierre.

Aunque tu empresa no haya operado con anterioridad con órdenes de compra, con Gael Cloud es esencial que las emitas, ya que éstas gatillan automatizaciones que desencadenan en otros procesos de la gestión de tu empresa, como por ejemplo la contabilidad o los flujos de caja.

Orden de Egreso o Egreso

Es una solicitud de dinero, la cual no necesariamente genera un documento tributario. Se puede utilizar en transacciones, como por ejemplo, pagar impuestos, patentes comerciales o realizar retiros de socios. Más información sobre orden de egreso puedes conocerla acá.

P

Periodo contable

Se refiere al rango de tiempo en el que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 1 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos diferentes como mensual, semestral, trimestral, entre otros.

Presupuesto de Gastos

En Gael Cloud es una herramienta que permite proyectar los gastos (compras) a incurrir para la realización de proyectos, estimar costos, provisiones, además de generar órdenes de compra, órdenes de egreso y fondos por rendir.

Presupuesto de Venta

En Gael Cloud es una herramienta que permite proyectar ventas o ingresos para la realización de proyectos. Con esto podrás generar ventas, ingreso y liquidaciones de venta.

Propietario

Es el usuario de Gael Cloud en tu organización que crea y emite una transacción o una Unidad de Control.

R

Remuneración

Es el pago que pueda recibir una persona por un trabajo realizado. La remuneración se obtiene como parte de un acuerdo previo en el que una persona -que actúa como jefe, cliente o empleador- adquiere, compra o reserva los derechos y deberes de una persona a través de un contrato hablado o escrito para que este cumpla con una serie de tareas o finalice la entrega de un producto.

Rendición de Compra

Son los gastos de dinero generados automáticamente desde un fondo por rendir. A diferencia de las Rendiciones de Egreso, estas transacciones quedan a la espera del documento tributario para ser cerradas.

Rendición de Egreso

Son los gastos de dinero generados automáticamente desde un fondo por rendir a la espera de su cierre final, sin necesidad de vincular un documento tributario.

T

Tercero

Es toda persona o institución que tienen relación directa con tu negocio (stakeholders). En la sección de terceros podrás administrar todos tus contactos y sus respectivos datos. Dentro de terceros existen cuatro tipos:

  • Clientes: son aquellas personas o empresas a las que se le realizan ventas o se le prestan servicios con sus respectivos documentos tributarios.

  • Proveedores: son todas las empresas o personas que le venden insumos o prestan servicios o venden productos a tu negocio.

  • Internos: son todas las personas que trabajan en tu empresa, o sea tus colaboradores.

  • Otros: son todos aquellos que no caben en una de las categorías anteriores, pueden ser socios, instituciones públicas, entidades bancarias, servicio de impuestos internos, etc.

El objetivo de esta categorización es que cada tipo de tercero tenga reglas asociadas dependiendo de su condición. Ejemplo: no se le pueden generar Órdenes de Compra a un tercero del tipo Cliente.

Recuerda que un tercero puede ser de más de un tipo. Ejemplo: puede ser Cliente y Proveedor a la vez. Además, los terceros pueden segmentar en categorías.

Otra función importante del tercero es que cuando se trata de un Cliente o un Proveedor, se puede ver y analizar información relevante de la relación que tiene con tu empresa, como por ejemplo: fecha de primera compra, fecha de última compra, total de compras y promedio por compra.

Tipos de Tercero

Es el siguiente nivel en el que se pueden segmentar los Terceros. Por ejemplo: en el caso de los Proveedores se pueden crear categorías como: Insumos varios, Supermercado, Publicidad, etc. Estas categorías son completamente parametrizables según tu negocio.

Transacción

Es el resultado de un conjunto específico de acciones, que tienen atributos determinados por su origen (módulo donde se crea), uso y propósito.

U

Unidad de Control

Una Unidad de Control es la carpeta general que contiene todas las transacciones realizadas para un proyecto específico, éstas pueden agruparse de acuerdo a su naturaleza, si son transacciones productivas en las Unidades de Control Productivas (UPC) o si son transacciones operacionales de tu negocio en las Unidades de Control Administrativas.

Unidad de Negocio

También llamadas líneas de negocio, es la manera de clasificar tus procesos productivos, lo que permite tener información consolidada de cada uno de ellos. Puede haber una jerarquía mayor de clasificación con las Áreas, pero éstas no son obligatorias, lo que sí es obligatorio en Gael Cloud es establecer desde un inicio las Unidades de Negocio. Leer más

V

Volver un estado atrás (Revertir un estado)

Se refiere a regresar a un estado anterior en el ciclo de vida de una transacción. Ejemplo: de “Emitido” a “Sin Emitir”.


Nuestro producto evoluciona aceleradamente, por eso, si detectas que alguna imagen o texto no coinciden con lo que estás ahora observando en tu Gael, es porque estamos trabajando en actualizarlo. Gracias por tu comprensión y paciencia.


Si requieres más ayuda, escríbenos al chat o a [email protected]

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