Recordemos que un tercero puede ser de más de un tipo:
Clientes: son aquellas personas o empresas a las que tu empresa les realiza ventas de productos, arriendos o les presta servicios por lo que se les emite sus respectivos documentos tributarios.
Proveedores: son todas las empresas o personas que le venden o arriendan productos o prestan servicios a tu empresa, por lo que emitirán su correspondiente documento tributario o boleta de honorarios, según corresponda.
Internos: son todas las personas que trabajan en tu empresa, es decir tus colaboradores bajo contrato, que reciben un salario y no emiten boletas de honorarios.
Otros: son todos esos Terceros cuya naturaleza no corresponde con ninguno de los tipos anteriores, pueden ser socios, entidades bancarias, municipalidades u otras instituciones gubernamentales, el Servicio de Impuestos Internos, entre otros.
Además, los Terceros de tipo Cliente, Proveedor y Otro se pueden segmentar en “categorías” desde la sección de Configuración de sistema de Gael Cloud. Estas categorías son completamente personalizables según tu negocio y aunque no son atributos obligatorios, recomendamos su uso.
Asignar categorías a los terceros permite filtrar para ciertas acciones. Por ejemplo en el Gestor de Proveedores permite organizar y encontrar fácilmente a tus proveedores según el tipo de servicio que ofrecen.
¿Cómo crear y asignar categorías a un tercero?
A continuación te mostramos el paso a paso para crear y asignar categorías a un tercero:
1. Ingresa al menú Configuración de sistema
Haz clic en la foto de usuario ubicada en la esquina superior derecha para desplegar el menú, y posteriormente haz clic en la opción Configuración de sistema.
2. Ingresa a Categorías de terceros
En el menú lateral izquierdo haz clic en la opción Maestros globales y luego en la opción Categorías de terceros. Se abrirá el Maestro global de categorías de terceros a la derecha con varias pestañas, en las que debes seleccionar la del tipo de tercero para el cual requieras crear las categorías.
3. Agregar las categorías
Es momento de crear las categorías, para lo que debes hacer clic en el botón “Agregar” e ingresar en cada línea una categoría.
En el caso de crear categorías para proveedores, éstas estarán disponibles como filtros en el Gestor de Proveedores, facilitando la búsqueda y selección de proveedores.
4. Ir a Gestor de Terceros
En el menú principal haz clic sobre la opción Terceros y luego en Gestor de Terceros, busca el proveedor a asignar la categoría, para lo que puedes filtrar por el tipo de tercero haciendo clic en la pestaña correspondiente.
5. Abrir ficha del tercero y asignar categoría
Haz doble clic sobre el tercero a configurar, activa la función “Editar” ubicada arriba y a la derecha de la ficha del tercero. Luego dirígete al tipo de tercero, por ejemplo “Proveedor”, haz clic al campo de la derecha para desplegar las categorías, donde deberás seleccionar la que desees asignarle.
Repite los pasos 4 y 5 por cada tercero al que desees asignarle una categoría.
IMPORTANTE
Si eres un holding, las categorías y visibilidad de terceros que configures aplican a todas las empresas del grupo. Esto ayuda a mantener un criterio uniforme y una mejor trazabilidad interempresarial.
Define categorías claras, consistentes y alineadas con los tipos de servicios más frecuentes de tu empresa.
Evita duplicar nombres o crear categorías muy específicas que dificultan la búsqueda.
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