El Gestor de Proveedores es un módulo con el objetivo de mejorar la toma de decisiones en la selección de proveedores, a través de un sistema de calificación de su desempeño que puede ser nutrido colaborativamente en Gael Cloud por los usuarios clave de tu empresa.
Permite evaluar el desempeño a través de calificaciones colaborativas y el registro de comentarios, además de mantener un historial centralizado de su rendimiento.
IMPORTANTE
Este módulo está disponible sólo en Gael Cloud. Si generalmente usas Gael Zero, te recomendamos ingresar a tu cuenta en Gael Cloud.
Beneficios del Gestor de Proveedores
El módulo Gestor de Proveedores permite: mejorar la calidad de la selección de proveedores y aumentar la transparencia de este proceso, tener visibilidad histórica y consolidada de su desempeño, además de potenciar la trazabilidad y continuidad operativa. Para ello puedes:
Evaluar a los proveedores con una escala del 1 al 5 en cinco criterios clave: puntualidad, calidad, comunicación, postventa y buen trato.
Ver una calificación numérica promedio e histórica, además de un semáforo o indicador de desempeño.
Permitir a los colaboradores de tu empresa, que sean usuarios de Gael Cloud y con permiso para evaluar, ingresar su calificación y registrar comentarios.
Consultar historial de evaluaciones por proveedor.
Clasificar a los proveedores por su calificación.
👤 Usuarios recomendados
A los usuarios con roles de dirección y gerencia, que desean fortalecer su red de proveedores externos y mejorar su proceso de toma de decisiones con datos confiables y colaborativos, en especial:
Si eres parte del equipo de Finanzas, Proyectos, Compras, Adquisiciones o Abastecimiento.
Tomas decisiones sobre tercerización o asignación de proveedores a proyectos.
Te encargas de evaluar, registrar o dar seguimiento al desempeño de proveedores.
Colaboras desde distintas áreas con proveedores recurrentes.
IMPORTANTE
Asegúrate de otorgar acceso al módulo Gestor de Proveedores y permisos para comentar y evaluar a los usuarios que deben registrar evaluaciones y seleccionar proveedores.
Cómo activar el módulo Gestor de Proveedores
Para comenzar a utilizar el módulo Gestor de Proveedores debes habilitar la visualización de los proveedores que deseas gestionar. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:
1. Ve al menú principal y haz clic en la opción Terceros, se desplegarán dos opciones, haz clic sobre Gestor de Terceros, ya dentro del módulo haz clic en el botón “Proveedores”.
2. En la tabla busca el proveedor correspondiente y haz doble clic sobre su línea para abrir su ficha.
3. Dentro de la ficha del proveedor, marca la casilla “¿Desea gestionar a su proveedor en el Gestor de Proveedores?”.
4. Repite los pasos 2 y 3 por cada proveedor que desees evaluar y gestionar en el módulo Gestor de Proveedores.
Cómo funciona la evaluación de proveedores en Gael Cloud
Los usuarios que tengan permiso de edición para el módulo Gestor de Proveedores podrán evaluar y agregar comentarios a cada proveedor para calificar su desempeño.
Esta evaluación corresponde a un sencillo sistema de calificación, basado en:
Variables de evaluación: debe asignarse una cantidad de estrellas del 1 al 5, siendo 1 la calificación más baja y 5 la mejor, en estas cinco áreas:
Puntualidad
Calidad del servicio
Comunicación
Postventa
Buen trato
Promedios de evaluaciones: muestra el promedio histórico de todos los puntajes asignados históricamente en las cinco variables y también el promedio histórico por variables.
Semáforo o indicador de desempeño: está basado en el promedio de las evaluaciones:
Gris: el proveedor no ha sido evaluado.
Rojo: Malo (1 o 2,9 puntos).
Amarillo: Regular (3 a 3,9 puntos).
Verde: Bueno (4 o 5 puntos).
Cómo filtrar proveedores por categorías en el Gestor de Proveedores
Para facilitar la búsqueda de proveedores en este módulo, te recomendamos filtrar por categorías. Para ello, se deben agregar previamente en la sección “Maestros globales” de la Configuración de sistema.
IMPORTANTE
Si eres un holding, toma en cuenta que tanto las categorías que agregues en el maestro global, como los proveedores que actives para ser vistos en el Gestor de Proveedores aplican para todas las empresas del grupo.
Edición de Contactos asociados desde Gestor de Proveedores
Como todo tercero, los proveedores cuentan con una sección donde agregar los contactos asociados, es decir los datos de las personas con las que se relacionan de esa empresa u organización. Esta tabla de contactos asociados, también es visible desde el Gestor de Proveedores.
Considera que los usuarios que cuenten con acceso para ver en el Gestor de Proveedores, también tendrán permiso para editar, eliminar o agregar contactos de los proveedores, aunque no tengan acceso al módulo Gestor de Terceros.
Recomendaciones de uso del Gestor de Proveedores
Establecer protocolos internos sobre responsables de calificar y frecuencia para evaluar a los proveedores.
Incluir a diferentes áreas y colaboradores en las evaluaciones.
Revisar regularmente los promedios de calificación para actualizar a los proveedores preferenciales de tu empresa.
Configura las categorías de terceros para los proveedores, ya que con esto se facilita la búsqueda y selección en la tabla del módulo.
Cuidar de no compartir datos muy sensibles en los comentarios del proveedor, ya que esta información será visible para todos los usuarios que tengan acceso a los módulos Gestor de Terceros y Gestor de Proveedores.
Nuestro producto evoluciona aceleradamente, por eso, si detectas que alguna imagen o texto no coinciden con lo que estás ahora observando en tu Gael Cloud, es porque estamos trabajando en actualizarlo. Gracias por tu comprensión y paciencia.
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