Si tu empresa tiene un plan que incluye Portal de Proveedores, en este artículo te entregamos consejos para que puedas invitar a tus proveedores a iniciar su uso y aprovechen sus beneficios.

IMPORTANTE: para saber si el plan contratado por tu empresa incluye acceso al Portal de Proveedores o si deseas solicitar este servicio, por favor comunícate con nosotros a través del chat de soporte o por email a [email protected].

1.- Solicita la activación del Portal de Proveedores para tu empresa

Envía un email a [email protected] o escribe al chat de soporte para solicitar a nuestros Customer Success Managers la activación de tu Portal de Proveedores y la dirección o dominio de éste, para que lo puedas compartir con tus proveedores.

2.- Comunica a cada proveedor sobre este portal

Te recomendamos primero comunicar a tu proveedor a través del canal de comunicaciones habitual que mantienen con éste. Inicarle que recibirá un email de invitación al Portal de Proveedores de la empresa, que incluye instrucciones para que ingrese y sepa cómo usarlo aprovechando sus beneficios. En este contacto aprovecha para solicitar actualización de datos como email, para asegurar que le llegue el manual de ingreso.

3.- Verifica los datos de cada Tercero de tipo Proveedor

Confirma que el proveedor esté registrado y actualizado en Gael Cloud como un Tercero de tipo Proveedor, en especial que los datos (nombre, apellido y email) de las personas de contacto sean los correctos. Para esto, debes ingresar al gestor avanzado llamado Terceros, filtrar por Proveedores y en estado "Activos".

Luego te recomendamos revisarlos uno a uno, específicamente el email principal y los datos en la sección "Contactos Asociados", además de verificar que no esté marcado en el campo "Portal de proveedores deshabilitado" para que pueda tener acceso.

4.- Envía invitación con instrucciones a tus proveedores

En Gael Cloud puedes descargar un archivo de Excel con los datos de los Terceros para que tengas el listado de tus proveedores con sus direcciones de email. Luego de ya tener tu audiencia es momento de crear el mensaje que le deseas comunicar, para ello, continúa a la siguiente parte de este artículo donde te entregamos algunas recomendaciones.

Lo inicial es comunicar a tu proveedor por la vía de comunicación habitual que mantienen con él, indicando que le invitarán a usar el Portal de Proveedores de tu empresa y que se le enviará un email con las instrucciones para que ingrese a su cuenta y empiece a gestionar.

Te recomendamos que ese email contenga la siguiente estructura de información:

También puedes crear un propio manual basado en el contenido entregado en nuestro Portal de Proveedores.

Te dejamos un resumen de los pasos que debes completar para asegurar una correcta activación de tu Portal de Proveedores:

Puedes configurar que tus Órdenes de Compra tengan un pie de texto personalizado con el que invites a tus proveedores a tu Portal de Proveedores con el link de acceso. Si deseas aplicar esta personalización, debes comunicarte con nuestros Customer Succes Managers a través del chat de soporte o por email a [email protected].

Ejemplo:

¿Qué es el Portal de Proveedores?

¿Qué debo hacer si mi cliente me invitó a su Portal de Proveedores?

¿Cómo cambiar mi contraseña del Portal de Proveedores?

Guía de uso del Portal de Proveedores

Nuestro producto evoluciona aceleradamente, por eso, si detectas que alguna imagen o texto no coinciden con lo que estás ahora observando en tu Gael, es porque estamos trabajando en actualizarlo. Gracias por tu comprensión y paciencia.

Si requieres más ayuda, escríbenos al chat o a [email protected]

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