¿Te conseguiste con alguna transacción que tiene algún dato equivocado o desactualizado y necesitas corregirlo?, ¿ya no se puede editar la transacción porque su estado ha avanzado más allá de la validación o autorización? ¡No te preocupes, tiene solución! Con las Observaciones puedes solucionar tu problema de forma segura y controlada. Te explicamos cómo lograrlo en este artículo.
¿Qué son las observaciones?
Observar es la acción que permite solicitar la autorización para cambiar o corregir datos en una transacción, aunque también hay algunas observaciones que permiten borrar o anular una transacción.
Tienes opción de observar en las transacciones de los siguientes módulo:
Compras y Egresos
Ventas e Ingresos
Tesorería
Fondos por Rendir
Cotizaciones
Presupuesto
Contabilidad
Control de Gestión
Requisiciones
Unidades de Control
El comportamiento de las observaciones puede variar de acuerdo al dato que desees corregir u observar en la transacción. Para más detalles sobre esto puedes revisar la lista de tipos de observaciones en este mismo artículo, donde te explicamos más detalles sobre el funcionamiento de cada tipo de transacción.
Verás la acción de observar en forma de botón dentro de las transacciones así:
El botón Observa aparecerá en estados intermedios de su ciclo de vida, como “Visto Bueno”, “Autorizado” o en algunos casos en “Con Documento”, “Completado” o “Cerrado”.
Luego de ingresar una observación a una transacción, ésta pasará al estado “Observado” con la idea de que el usuario encargado de autorizar las correcciones pueda conseguir en un sólo lugar las transacciones que debe atender.
Para que se ejecute una corrección o modificación de datos en una transacción, básicamente hay 3 pasos:
Observar: para solicitar el cambio.
Corregir: para que el usuario autorizador confirme el cambio.
Liberar: para que la transacción vuelva al estado que tenía antes de ser observada.
Toma en cuenta que si el usuario autorizador no está de acuerdo con la observación solicitada, podrá rechazar el cambio y volverá al estado que tenía antes de ser observada.
Ingresar una observación es un proceso cerrado, en el que se debe escoger un tipo de observación que permita corregir de forma controlada y así desplegar las automatizaciones para lograr los cambios necesarios en la transacción y otros objetos vinculados.
Al observar, y por consiguiente corregir algún dato, se generarán acciones automáticas para que esos datos modificados también se actualicen en otros objetos asociadas a la transacción, como por ejemplo en: Pagos, Cobros, Fondos por Rendir, Despachos, Recepciones, Comprobantes Contables, Documentos u otros.
Los tipos de observaciones disponibles para cada transacción dependen del módulo a la que ésta pertenece, su tipo, estado y de otras condiciones.
IMPORTANTE: no siempre verás todos los tipos de observaciones en una transacción, por lo que debes verificar qué condiciones no está cumpliendo para que se habilite la solicitud de una observación en específico. Más adelante en este artículo conocerás los detalles sobre los tipos de observaciones.
¿Cómo funcionan las observaciones?
Es un proceso de 3 pasos, en el que de acuerdo a las configuraciones de los usuarios, puede involucrar a un usuario que ingrese la observación y a otro usuario que autorice las correcciones. Conoce cómo funciona a continuación:
1. Observar: solicitud de una corrección
Dentro de las transacciones verás un botón con la palabra en rojo: “Observa” al que debes hacer clic. Se abrirá una ventana en la que debes completar el campo “Tipo de observación” seleccionando una de las opciones del menú desplegable, luego completar el campo “Acción solicitada” también seleccionando una de las opciones del menú desplegable, en el campo “Solicitar Corrección a” debes seleccionar al usuario encargado de autorizar la corrección solicitada. Puedes marcar el campo “Notificar a Tercero” y dejar más detalles en “Comentarios”, pero estos 2 campos son opcionales de completar, aunque dejar comentarios siempre será recomendable.
De acuerdo al tipo de observacion que selecciones, puede que aparezcan más o menos campos, o que éstos cambién de nombre. Te mostramos algunos ejemplos a continuación:
2. Corregir: revisión del cambio solicitado y su autorización
Para corregir se recomienda hacer clic en el botón “Ver” y elegir la opción “Detalles de Observación” para que se abra una ventana donde puedas conocer todos los detalles de esta observación ingresada.
Con esa información, el usuario autorizador podrá tomar la decisión de autorizar la corrección.
En algunos casos el usuario que debe autorizar la corrección deberá ingresar los nuevos datos de forma manual, en otros casos se aplican de forma automática. Ante cualquier duda sobre qué debes hacer según el tipo de observación, te recomendamos visitar esta sección del artículo: ¿Cuáles son los tipos de observación disponibles?.
Cuando se tenga seguridad de que la corrección es viable y se desea autorizar, sólo se debe hacer clic en el botón “Corregir”, luego revisar que la transacción tenga los datos correctos o hacer los cambios solicitados y verificar que estén aplicados.
3. Liberar
Para terminar el proceso de autorización de la corrección, se debe hacer clic en el botón “Liberar”, con lo que se harán los cambios en el resto de objetos asociados a la transacción, ésta saldrá del estado “Observada” y volverá al estado que tenía antes de la observación.
* Rechazar
Si luego de revisar los detalles de la observación solicitada, el usuario no está de acuerdo con autorizar la corrección, entonces podrá hacer clic en el botón “Rechaza” para que no se hagan los cambios solicitados y la transacción volverá al estado que tenía antes de ser observada.
¿Cómo puedo saber más sobre las observaciones dentro de Gael Cloud?
Pistas de ayuda
Por si tienes dudas sobre cómo funciona un tipo de observación, dentro de Gael Cloud conseguirás pistas de ayuda, específicamente dentro de la transacción, después de hacer clic al botón “Observa” se abrirá la ventana de observaciones, donde verás un botón en la esquina superior derecha llamado “¿Para qué sirve?”. Para que el botón se active, debes primero seleccionar un tipo de observación, luego hacer clic al botón y se abrirá una ventana de ayuda, tal como lo mostramos a continuación:
Ver Detalle de Observación
Dentro de una transacción que ya ha sido observada, puedes ir al botón “Ver”, hacer clic en la opción “Detalles de Observación” para que puedas conocer más sobre esta solicitud de correccción. Con esa información, el usuario autorizador podrá tomar la decisión de autorizarla o rechazarla. A continuación te mostramos cómo ver los detalles:
Log
En la pestaña “Log” de cada transacción, que es el historial de todos los eventos durante su ciclo de vida, puedes conseguir también un registro relacionado a las observaciones al que puedes hacer doble clic para abrir y ver más detalles.
¿Cuáles son los tipos de observación disponibles?
A continuación tienes un listado de todas las observaciones disponibles, explicando ¿para qué sirve?, ¿qué hace? y en qué módulos y transacciones están disponibles.
RECUERDA: también puedes conocer los detalles sobre ¿para qué sirve? o ¿qué hace? cada observación dentro de Gael Cloud a través de las Pistas de Ayuda.
Tipo de observación | Situación: ¿para qué sirve? | Resultado: ¿qué hace? |
Módulo |
Transacción |
Tercero no corresponde | Se quiere corregir o cambiar el Tercero en una transacción. | Al aplicar esta observación, seleccionarás el Tercero correcto y solicitarás al usuario autorizador que confirme la corrección que sustituirá el Tercero equivocado por el correcto. | Compras y egresos
Ventas e ingresos
Órdenes de Trabajo | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso
Orden de Trabajo |
Recepción parcial de servicio | El servicio contratado no se recibió completamente y se tienen que reajustar los valores de la Compra. | Al aplicar esta observación, podrás solicitar que se ajusten los valores de la transacción e indicar el nuevo monto total que ésta debe tener. El usuario que autoriza debe corregir manualmente en la línea de detalles los valores de las columnas cantidades o precios para que pueda cuadrar con el nuevo monto total de la transacción. Al autorizarse la corrección se actualizarán de manera automática: los valores ejecutados en Presupuesto, valor final de la Compra, valor de Pagos por emitir y valores de Documentos por recibir. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Nota de Venta o Venta |
Cantidades o valores contratados requieren ajuste | Lo establecido previamente para la transacción cambió o se deben corregir sus valores o cantidades. | Al aplicar esta observación, podrás solicitar que se ajusten los valores o cantidades en los detalles de la transacción e indicar el nuevo monto que debe tener. El usuario encargado de corregir esta observación debe manualmente modificar cantidades y valores de los ítems del detalle. Al autorizarse la corrección se actualizarán de manera automática: los valores ejecutados en Presupuesto, valor final de la Compra, valor de Pagos por emitir y valores de Documentos por recibir. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso |
Monto Provisional | Se crea una transacción con montos estimados. Mientras se esperan los valores definitivos se puede aplicar esta observación hasta poder actualizar. Esta observación también es útil para operaciones en divisas cuyo tipo de cambio fluctúa drásticamente a diario. | Al aplicar esta observación, la transacción quedará pendiente hasta que se tengan los valores definitivos a ingresar para proseguir a la recepción de Documentos. El usuario encargado de corregir esta observación debe manualmente modificar los valores definitivos. Al autorizarse la corrección se actualizarán de manera automática: los valores ejecutados en Presupuesto, valor final de la Compra, valor de Pagos por emitir y valores de Documentos por recibir. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso |
Transacción Sin Numerar | Se emite una transacción, pero no se le asigna automáticamente el correlativo y sigue apareciendo en su lugar: S/N. | Al aplicar esta observación, se generará y asignará el correlativo a la transacción. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso |
Condición Comercial Incorrecta | Hubo cambios en las condiciones comerciales de la transacción o se asignó una condición comercial equivocada y debe corregirse. | Al aplicar esta observación, se podrá seleccionar una nueva condición comercial. El usuario encargado de corregir, tan sólo debe autorizar el cambio. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Nota de Venta o Venta |
Compromiso de compra/venta desistido | Una de las partes involucradas en la transacción desistió del acuerdo de comprar o vender y por ende se requiere anular. | Al aplicar esta observación, se podrá anular la transacción. Recuerda que para que se complete esta anulación, el usuario autorizador debe confirmar la corrección. Al anularse una transacción, también se anulan Pagos pendientes, Documentos por recibir y vinculaciones con Presupuesto. Esta anulación no podrá revertirse. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Nota de Venta o Venta |
Producto no Recibido en su totalidad | No se recibió completamente el(los) producto(s) indicados en la Compra y se deben reajustar los valores de la transacción o anularla. | Al aplicar esta observación, podrás solicitar que se ajusten los valores de la transacción e indicar los nuevos montos que ésta debe tener. El usuario que autoriza debe corregir manualmente en la línea de detalles los valores de las columnas cantidades o precios. Al autorizarse la corrección se actualizarán de manera automática: los valores ejecutados en Presupuesto, valor final de la Compra, valor de Pagos por emitir y valores de Documentos por recibir. | Compras y egresos | Orden de Compra o Compra |
Servicio no prestado en su totalidad | No se cumplió el servicio completamente o no se recibió de forma satisfactoria y se desea anular la transacción. | Al aplicar esta observación, se podrá anular la transacción. Recuerda que para completar esta anulación, el usuario autorizador debe confirmar la corrección. Al anularse una transacción, también se anulan Pagos pendientes, Documentos por recibir y vinculaciones con Presupuesto. Esta anulación no podrá revertirse. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Nota de Venta o Venta |
Valores Incorrectos | Los valores de una transacción de tipo Costo Interno están errados y ésta se debe corregir o eliminar. | Al aplicar esta observación, la transacción podrá hacer dos cosas: volver al estado "Nueva" o "Sin emitir" para corregir los valores, o eliminarse. | Compras y egresos | Costo Interno |
Emitida con información errada | La información de una transacción está errada y se debe corregir o eliminar la transacción. | Al aplicar esta observación, la transacción podrá hacer dos cosas: volver al estado "Nueva" o "Sin emitir" para corregir los valores, o eliminarse. | Compras y egresos
Ventas e ingresos
Órdenes de Trabajo | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso
Orden de Trabajo |
Agencia No Corresponde | La transacción tiene asignada una agencia equivocada y se debe seleccionar la correcta. | Al aplicar esta observación, se podrá seleccionar la agencia correcta. El usuario encargado de corregir, deberá autorizar el cambio. | Ventas e ingresos | Nota de Venta o Venta |
Unidad de Control no corresponde | Se quiere corregir o cambiar la Unidad de Control de una transacción. | Al aplicar esta observación, seleccionarás la Unidad de Control correcta y solicitarás al usuario autorizador que confirme este cambio. | Compras y egresos
Ventas e ingresos
Órdenes de Trabajo | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso
Orden de Trabajo |
Operación no corresponde | Se detecta que la transacción tiene asignada un tipo de Operación errada o que el tipo de Documento a recibir amerita otro tipo de Operación y se debe seleccionar una correcta. | Al aplicar esta observación, seleccionarás la Operación correcta y solicitarás al usuario autorizador que confirme este cambio. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso |
Vendedor No Corresponde | Se quiere corregir o cambiar el vendedor de una transacción. | Al aplicar esta observación, seleccionarás al vendedor correcto y solicitarás al usuario autorizador que confirme este cambio. | Ventas e ingresos
| Nota de Venta o Venta |
Etapa no Corresponde | Si la empresa ha configurado Etapas a las Unidades de Control y a la transacción no se le asignó una etapa o se quiere cambiar la asignada. | Al aplicar esta observación, seleccionarás la Etapa que se desea asignar a la transacción y solicitarás al usuario autorizador que confirme este cambio. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso |
Eliminar Vínculo con Cotización | Se requiere desvincular una Venta de una Cotización desde la que fue creada dicha transacción. | Al aplicar esta observación, se solicita la eliminación del vínculo con la Cotización y solicitarás al usuario autorizador que confirme esta desvinculación. | Ventas e ingresos | Nota de Venta o Venta |
Producto Recibido en Exceso | El proveedor envió más cantidad de lo indicado en la Compra, la que se recibió y se debe editar este valor en la transacción para ejecutar la compra de la cantidad correcta. Esta observación está disponible para el tipo Compra para ventas. | Antes de aplicar esta observación verás en la ventana una tabla con los detalles de la Compra y una columna de "Adicionales" donde indicarás la cantidad extra de artículos. Al autorizarse la corrección se actualizarán de manera automática: las cantidades en el detalle de la Compra, valores y total, los montos de Pagos por emitir y de Documentos por recibir. El usuario encargado de corregir solo deberá confirmar esta corrección. | Compras y egresos
| Orden de Compra o Compra |
Finiquito Aprobado por Error | Si por error se autoriza un finiquito que no corresponde o éste ha sido mal calculado y se requiere anular. | Se anulará el finiquito y el pago asociado a éste. Después de observar, el usuario que autoriza las correcciones deberá confirmar esta anulación para que sea efectiva. | Compras y egresos | Remuneración |
Fusionar Transacciones Similares | Se quiere unir la información de dos (02) transacciones de un mismo Tercero y con el mismo tipo de Operación. Las transacciones deben pertenecer a la misma Unidad de Control. | Al aplicar esta observación a esta transacción, se traerán las líneas de detalle de la otra transacción seleccionada, por lo que esta última se anulará, se recalcularán los montos, se incorporarán a la transacción fusionada los Cobros, Documentos y Pedidos en curso, además que se actualizarán los vínculos a Presupuestos y de ser necesario se volverán a generar registros contables. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso |
Documento no Corresponde a Compra | Se debe corregir la vinculación de la transacción a un Documento equivocado. Considera que para ejecutar esta observación es importante que la transacción a la que se asignará el Documento debe ser del mismo Tercero y el valor no puede superar el de la Compra de destino. | Al aplicar esta observación se indica que el Documento asociado a esa transacción se reasignará a otra transacción que puedes seleccionar. Cuando el usuario autorizador confirme el cambio, se reasignará el Documento a la otra transacción. | Compras y egresos | Orden de Compra o Compra |
Periodo no corresponde | Se quiere corregir o cambiar el periodo tributario de una transacción. | Al aplicar esta observación, seleccionarás el periodo correcto y solicitarás al usuario autorizador que confirme este cambio. | Compras y egresos
Ventas e ingresos
| Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso |
Categoría no corresponde | Se quiere corregir o cambiar la Categoría de una transacción. | Al aplicar esta observación, seleccionarás la Categoría correcta y solicitarás al usuario autorizador que confirme este cambio. | Compras y egresos
Ventas e ingresos
Órdenes de Trabajo | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso
Orden de Trabajo |
Variaciones de Tipo de Cambio con Pagos/Cobros y Documentos | Se quiere corregir o cambiar el tipo de cambio de una transacción en divisas de la que ya se recibió Documento y emitieron los Pagos o Cobros. | Al aplicar esta observación, solicitarás al usuario autorizador que confirme este cambio. Al autorizarse la corrección se actualizarán de manera automática: los valores y total, los montos de Pagos y de Documentos. El usuario encargado de corregir solo deberá confirmar esta corrección. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Nota de Venta o Venta |
Tasa de Retención de Honorarios Incorrecta | Se necesita corregir la tasa de retención de una boleta de honorarios. | Con esta observación se puede seleccionar la tasa de retención correcta que corresponda al año del documento. | Compras y egresos | Orden de Compra o Compra |
Ajuste por Error en Valores Facturados | Una transacción con compra o venta de productos tiene un Documento de crédito y se desea ajustar el monto total de la transacción. | Con esta observación se agregará una línea de ajuste a los detalles de la transacción con el motivo de la corrección y su valor, lo que debe representar al Documento de crédito. Al corregir, se agregará automáticamente la línea de ajuste a los detalles de la transacción y se recalcularán los montos. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Nota de Venta o Venta |
Compromiso de Venta Desistido | Una de las partes involucradas en la transacción desistió del acuerdo de comprar o vender y por ende se requiere anular. | Al aplicar esta observación, se podrá anular la transacción. Recuerda que para que se complete esta anulación, el usuario autorizador debe confirmar la corrección. Al anularse una transacción, también se anulan Pagos pendientes y Documentos por emitir. Esta anulación no podrá revertirse. | Ventas e ingresos | Nota de Venta o Venta |
Eliminar Vinculación | Se requiere desvincular una Venta de una Cotización desde la que fue creada dicha transacción. | Al aplicar esta observación, se solicita la eliminación del vínculo con la Cotización y solicitarás al usuario autorizador que confirme esta desvinculación. | Ventas e ingresos | Nota de Venta o Venta |
Modificar/Aplicar Descuento | La Venta ha recibido un descuento o se modificó el monto del descuento previamente aplicado a la transacción, por lo que se necesita editar este monto. | Al aplicar esta observación se solicita que se aplique un descuento general y que se ingrese el monto que debe restarse al total de la transacción. Cuando el usuario autorizador confirme la corrección, se aplicará el nuevo monto de descuento al total. | Ventas e ingresos | Nota de Venta o Venta |
Valores o documentos rendidos no son correctos | Se necesita corregir los montos o Documentos de una Rendición de Compra. | Al aplicar esta observación, debes indicar una de las siguientes 3 opciones: Corregir el monto, Corregir el monto y la operación o Eliminar el gasto, luego se anulará la Rendición de Compra. Cuando el usuario autorizador confirme la corrección, entonces el Fondo por Rendir que originó esta Rendición de Compra se revertirá al estado "Autorizado" para permitir que se puedan corregir los datos de esta transacción. Recuerda que debes corregir el Fondo por rendir y a partir de ahí se generará una nueva Rendición de Compra. | Compras y egresos | Rendición de Compra |
Valores no son correctos | Se necesita corregir los montos de una Rendición de Egreso. | Al aplicar esta observación, debes indicar una de las siguientes 3 opciones: Corregir el monto, Corregir el monto y la operación o Eliminar el gasto, luego de tu selección se anulará la Rendición de egreso. Cuando el usuario autorizador confirme la corrección, entonces el Fondo por Rendir que originó esta Rendición de Egreso se revertirá al estado "Autorizado" para permitir que se puedan corregir los datos de esta transacción. Recuerda que debes corregir el Fondo por Rendir y a partir de ahí se generará una nueva Rendición de Egreso. | Compras y egresos | Rendición de Egreso |
Compra con anticipo que no recibirá documentos | Se tiene una Orden de Compra y se pagó anticipo al proveedor, pero éste no emitió Documento, por lo que se requiere que la transacción se cambie a una Orden de Egreso. El valor de la transacción debe ser igual a la del pago anticipado. | Al corregir la transacción se convertirá a una Orden de Egreso, no se modificará información de Pagos realizados, ni de valores existentes, se generará un nuevo correlativo en la Orden de Egreso y se anularán los comprobantes contables asociados a los Pagos realizados. | Compras y egresos | Orden de Compra o Compra |
Tipo de Cambio Incorrecto | Se quiere corregir o cambiar el Tipo de Cambio de una transacción en divisas. | Al aplicar esta observación, seleccionarás ingresarás el nuevo valor de la divisa y solicitarás al usuario autorizador que confirme este cambio. Al autorizarse la corrección se actualizarán de manera automática: los valores y total, los montos de Pagos y de Documentos. El usuario encargado de corregir solo deberá confirmar esta corrección. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso |
IVA mal calculado | Si por el redondeo en una factura emitida por el proveedor se tiene un monto de un peso (CLP $1) de más o menos en el IVA y se necesita ajustar ese valor en la transacción para que coincida con el Documento. | Al aplicar esta observación, se debe indicar si la variación del IVA es de +1 o -1. Al confirmar la corrección se harán automáticamente los ajustes correspondientes para que coincidan en transacción y Documento. | Compras y egresos | Orden de Compra o Compra |
Suspensión temporal | Se necesita que una transacción quede temporalmente fuera del flujo de Pagos o Cobros y de los Documentos, o que ésta no sea visible en el Portal de Proveedores. | Al aplicar esta observación, la transacción quedará en estado "Observada" mientras se requiere que esté suspendida. Si se ejecuta la corrección, entonces es porque se necesita finalizar la suspensión de la transacción y que ésta vuelva a activarse con su flujo de Pagos o Cobros y Documentos, o que sea visible en el Portal de Trabajadores. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Orden de Egreso o Egreso
Nota de Venta o Venta
Nota de Ingreso o Ingreso |
Sueldo Mal Liquidado | Se necesitan corregir errores en una Liquidación de Sueldo, ya sea que no se hayan considerado anticipos, descuentos o bonificaciones, en caso de haber. | Anula la transacción a corregir, por lo que se debe ejecutar nuevamente el proceso de emisión de sueldo en el módulo RRHH y que así se genere una nueva Remuneración en el módulo de Compras e ingresos. En el caso de existir Pagos ya realizados, estos se reasignarán automáticamente a la nueva transacción de Remuneración. | Compras y egresos | Remuneración |
Ajustar Cantidades | Se necesita corregir los errores en las cantidades o costos unitarios de productos procesados a través de Movimientos de almacén. | Al aplicar esta observación tienes 2 opciones: Revertir al estado Nuevo (para poder editar los valores errados) o Borrar la transacción, por lo que deberás crear un nuevo Movimiento con los datos correctos. | Gestión de Existencias | Movimiento |
Emitida con información errada | Se necesita corregir errores en una Orden de Trabajo. | Al aplicar esta observación tienes 2 opciones: Revertir al estado Nuevo (para poder editar los valores errados) o Borrar la transacción, por lo que deberás crear una nueva Orden de Trabajo con los datos correctos. | Orden de Trabajo | Orden de Trabajo |
Revertir a Estado Anterior | Se necesita corregir las cantidades en un Despacho o Recepción en estado "Despachado" o "Recibido" respectivamente. | Al aplicar esta observación puedes elegir a qué estado revertir la transacción (Por despachar, Por documentar o Por valorizar), para poder editar los valores errados. | Gestión de Existencias | Despacho
Recepción |
Modificar Dirección Facturación | Se necesita corregir la dirección del cliente en una Venta o Liquidación de Venta. | Al aplicar esta observación podrás seleccionar entre usar la dirección principal si ya se había asignado una dirección alternativa, o modificar a otra dirección alternativa de las ya guardadas para ese Tercero. | Ventas e ingresos | Nota de Venta o Venta
Liquidación de Venta |
Producto Faltante para Despachar | Cuando se tiene un Despacho en el módulo Gestión de Existencias, pero no hay la cantidad vendida, por lo tanto se requiere corregir la cantidad en las transacciones: Despacho y Venta. | Al aplicar esta observación se debe indicar la cantidad faltante. Luego, se pasarán al estado "Observada" tanto el Despacho en el módulo de Gestión de Existencias como la transacción de Venta en el módulo Venta e ingresos, por lo tanto para corregir se debe ir a esa Venta. Al confirmarse la corrección, se modificará la cantidad con el valor de lo despachado y el total en la Venta y en el Despacho y ambas pasarán al estado anterior más avanzado. | Gestión de Existencias | Despacho |
Solicitud de Cambio | Cuando en una Compra o Venta hay productos que no satisfacen o no cumplen con lo acordado con el proveedor o el cliente y se solicita un cambio. | Con esta observación se podrán registrar las devoluciones de productos, en caso de ser productos de una Compra se generará primero un despacho, para luego generar una nueva Recepción con los nuevos productos; si es una Venta, se generará una Recepción y luego un Despacho con los nuevos productos. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Nota de Venta o Venta |
Solicitud de Devoluciones | Cuando en una Compra o Venta hay productos que no satisfacen o no cumplen con lo acordado con el proveedor o el cliente y se decide devolver, sin recibir productos que lo sustituyan. | Con esta observación se podrán registrar las devoluciones de productos, sin generarse Despachos ni Recepciones de nuevos productos. | Compras y egresos
Ventas e ingresos | Orden de Compra o Compra
Nota de Venta o Venta |
Producto Recibido en Exceso | Cuando se tiene una Recepción en el módulo Gestión de existencias, en la que se recibió efectivamente más cantidad que la acordada con el proveedor, por lo tanto se requiere corregir la cantidad en las transacciones: Recepción y Compra. | Al aplicar esta observación se debe indicar la cantidad excedente o extra. Luego, se pasarán al estado "Observada" tanto la Recepción en el módulo de Gestión de Existencias como la transacción de Compra en el módulo Compras y egresos, por lo tanto para corregir se debe ir a esa Compra. Al confirmarse la corrección, se modificará la cantidad con el valor de lo recibido y el total en la Compra y en la Recepción y ambas pasarán al estado anterior más avanzado. | Gestión de Existencias | Recepción |
Cambiar Dirección de despacho | Se necesita corregir la dirección del Despacho. | Al observar se puede elegir una nueva dirección del Tercero para el despacho. Es importante considerar que el Tercero debe tener ingresadas más de una dirección. | Gestión de Existencias | Despacho |
Anular proceso completo | Se tiene un Movimiento de almacén con errores o inconsistencias en la información, por lo que se requiere anular el proceso. | Con esta observación se solicita la anulación del Movimiento y al confirmarse la corrección, se realizarán acciones sobre los datos derivados de esa transacción, tales como: eliminación de Movimientos de almacén, eliminación o reajuste de costos, eliminación de contabilización, actualización de estado en artículos individualizados. | Gestión de Existencias | Movimiento |
Producto Recibido con Faltantes | Cuando se tiene una Recepción en el módulo Gestión de Existencias, en la que se recibió efectivamente menos cantidad que la acordada con el proveedor, por lo tanto se requiere corregir la cantidad en las transacciones: Recepción y Compra. | Al aplicar esta observación se debe indicar la cantidad faltante. Luego, se pasarán al estado "Observada" tanto la Recepción en el módulo de Gestión de Existencias como la transacción de Compra en el módulo Compras y egresos, por lo tanto para corregir se debe ir a esa Compra. Al confirmarse la corrección, se modificará la cantidad con el valor de lo recibido y el total en la Compra y en la Recepción y ambas pasarán al estado anterior más avanzado. | Gestión de Existencias |
Recepción |
Ajustar Cantidades | Se necesita corregir errores en las cantidades de una Requisición. | Al aplicar esta observación tienes 2 opciones: Revertir al estado Nuevo (para poder editar los valores errados) o Borrar la transacción, por lo que deberás crear una nueva Requisición con los datos correctos. | Requisiciones | Requisición Interna |
Ajustar Fecha de Devolución |
|
| Requisiciones | Requisición Interna |
Cambiar a Honorarios C/Prestamo Solidario | Se tiene una Compra a honorarios que no consideraba retención por préstamo solidario, pero cuando el proveedor envía la boleta de honorarios, ésta tiene 3% adicional, por lo que se necesita corregir la transacción para considerar esta retención. | Al observar tienes 2 opciones: Ajustar valor final y mantener valor afecto (se mantienen los montos en las líneas de detalle y cambia el total) o Ajustar valor afecto y mantener valor final (se cambian los montos en las líneas de detalle y se mantiene el total), lo que permitirá cambiar el tipo de operación de la transacción a Honorarios con prestamo solidario, para que considere el 3% de retención al totalizar nuevamente la transacción. Al confirmar la corrección se vuelven a generar Documentos por recibir y se recalculan los Pagos. | Compras y egresos | Orden de Compra o Compra |
Trabajo desistido | Cuando se desiste en continuar con una Orden de Trabajo en estado "Autorizada" y se necesita anular. | Al observar se solicita la anulación de la Orden de Trabajo. Cuando se confirma la corrección, esta transacción se anulará. | Orden de Trabajo | Orden de Trabajo |
Nuestro producto evoluciona aceleradamente, por eso, si detectas que alguna imagen o texto no coinciden con lo que estás ahora observando en tu Gael, es porque estamos trabajando en actualizarlo. Gracias por tu comprensión y paciencia.
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